10 Costos Ocultos de Reportar en Excel

Traducimos libremente en esta entrada la primera parte del whitepaper Hidden Costs of Excel Misuse, elaborado por ApeSoft sobre este tema.


 

Hacer reportes manuales en Excel puede introducir importantes costos ocultos en una organización: reducción de la productividad, demoras en la toma de decisiones y reducción de la efectividad de los recursos corporativos. Lo que sigue es una lista de 10 costos ocultos más significativos que produce reportar usando Excel.

  1. Muchas horas de esfuerzo perdido.

¿Cuántas veces has estado trabajando en una hoja de cálculo de Excel durante horas y horas, sólo para descubrir que tiene datos incorrectos o un error en una fórmula? Esta frustrante situación es muy común. Es también uno de los principales costos escondidos de crear reportes en Excel. Reportar con esta herramienta implica recopilar y verificar los datos de entrada, construir fórmulas, crear tablas y gráficos, y distribuir la hoja de cálculo final a colegas, clientes o socios. Si estos pasos no están automatizados, entonces los analistas gastan tiempo, por lo general muchas horas, creando, ajustando, refinando y compartiendo hojas de cálculo Excel.

  1. Errores por falta de estándares.

Reportar manualmente en Excel puede ser muy complicado por la falta de estándares corporativos para crear los reportes. Por ejemplo, alguien que crea una hoja de cálculo de resumen financiero puede recopilar datos de los registros contables del mes anterior. Una hora después de que se extraen los datos, alguien en el departamento de contabilidad puede editar los registros del mes pasado con información de facturación actualizada. Dado que la instantánea de los datos se creó manualmente, sin un punto de acceso centralizado a los datos, la hoja de cálculo está desactualizada antes de que se termine de reportar.

Otro problema común al crear reportes en Excel es el uso de diferentes fórmulas para reflejar el mismo concepto. Por ejemplo, el departamento comercial puede definir las ventas como la suma de todos los contratos firmados en un período de tiempo específico. El departamento de producción puede definir las ventas como la suma de todos los contratos entregados en un período de tiempo. Sin una sola fórmula para el valor de las ventas, diferentes departamentos e incluso diferentes individuos mostrarán resultados diferentes en sus informes.

Incluso si su organización tiene (y realmente usa) fórmulas acordadas y publicadas en todos los departamentos, siempre existe la posibilidad de que alguien cometa un error tipográfico u otro error simple en su hoja de cálculo. Es imposible escapar de los errores humanos, pero estos errores causan interminables horas de esfuerzo desperdiciado y, quizás peor, malas decisiones.

  1. Talento desperdiciado

CEOs, CFOs, CIOs y los manager de cada área de la empresa, pasan muchas horas trabajando en Excel. A pesar de que estos líderes deben estar bien versados en Excel como una herramienta esencial para administrar un negocio y aunque deben recibir periódicamente informes financieros, de ventas y operativos en Excel, no es razonable que pasen horas refinando planillas de cálculo de Excel. Las horas que los ejecutivos corporativos pasan ajustando las fórmulas o ajustando el color de un gráfico son horas no usadas en hacer funcionar el negocio y en tomar las decisiones correspondientes a su cargo. Los costos ocultos del uso de nivel ejecutivo de los reportes en Excel suelen pasarse por alto y pueden ser sustanciales.

  1. Riesgos de dependencia

Cada organización tiene «súper-archivos-de-Excel» que impulsan las decisiones de toda la empresa. Y, con cada «súper-archivo-de-Excel» por lo general hay un «experto-para-cada-súper-archivo-de-Excel «, la persona que sabe cómo hacer que la hoja de cálculo trabaje. ¿Qué sucede cuando este experto está enfermo, o peor, sale de la empresa? ¿Cómo se añaden nuevos datos, nuevos supuestos y nuevas fórmulas a estas hojas de cálculo? La realidad es que muchas empresas dependen de estos “súper-archivos” y de los “expertos-para-cada-súper-archivo”. Como mínimo, en el mundo de los negocios de hoy, los “súper-archivos-de-Excel” amenazan la capacidad de una empresa para pasar una auditoría. En el peor de los casos, representa el riesgo de pérdida de negocios y costos no planificados.

  1. Desorganización y duplicación de esfuerzos

No es raro que diferentes grupos dentro de una organización creen reportes en Excel muy similares, incluso idénticos. Como ya se mencionó, esta duplicación de esfuerzos presenta un riesgo de errores debido a la falta de estándares. Más aún, sin embargo, esta duplicación de esfuerzos es un desperdicio de recursos. La mayoría de las veces esta duplicación de esfuerzos no ocurre simultáneamente. Lo más probable es que una persona cree una hoja de cálculo para resolver un problema específico en un momento específico. Luego, meses después, alguien de otro grupo o división necesita el mismo reporte, pero no tiene idea de que ya ha sido creado. Este escenario común resulta no sólo en la duplicación de esfuerzos, sino en la perpetuación del mismo problema ya que no se toman medidas para impedir que una tercera persona desarrolle el mismo reporte por tercera vez. Esta duplicación de esfuerzos es un claro desperdicio de recursos y es un significativo costo oculto de reportar en Excel.

  1. Retraso en las decisiones: la información correcta no está disponible en el momento correcto.

Crear hojas de cálculo complejas, especialmente cuando los datos de entrada tienen que ser recopilados manualmente, puede tomar mucho tiempo. La recopilación y verificación de los datos de entrada por sí solos puede ser una tarea que consume mucho tiempo. Cuanto más se tarda en recopilar los datos y crear la hoja de cálculo manualmente, más tiempo pasará antes de que se puedan tomar las decisiones. Si estas decisiones afectan a métricas organizativas críticas como inventario, ventas, plazos de pago y envíos, los resultados de un retraso pueden ser significativos. La demora en la toma de decisiones puede significar pérdidas de ingresos y mayores costos. Estos costos ocultos de reportar en Excel son a menudo pasados por alto por la mayoría de las organizaciones.

  1. Decisiones erróneas por información errónea.

A veces hay presión para tomar una decisión incluso cuando los datos no están disponibles en el tiempo. En estos casos, los analistas a menudo hacen su mejor suposición o recopilan apresuradamente datos de entrada sin verificarlos. Una hoja de cálculo creada apresuradamente puede contener innumerables errores y los resultados pueden ser desastrosos. Una mala decisión tomada debido a los malos datos puede costar a una compañía millones en ingresos perdidos o costes agregados.

  1. Recursos de TI malgastados.

Cuando las organizaciones crean una gran cantidad de reportes en Excel, a menudo ponen una pesada carga en el departamento de TI. Este equipo comúnmente se encarga de recopilar manualmente los datos de entrada de los principales sistemas corporativos (ERP, CRM, bases de datos de clientes, etc.). Cuando los esfuerzos para crear hojas de cálculo manuales no se coordinan o cuando hay esfuerzos duplicados, el departamento de TI a menudo termina haciendo el trabajo de soporte varias veces. La falta de un flujo de trabajo estructurado representa una pesada carga para el departamento de TI y puede representar un significativo costo oculto de reportar en Excel.

  1. Imposibilidad de acceder a recursos corporativos como ERP y DataWarehouse.

Muchas organizaciones han realizado inversiones sustanciales en infraestructura crítica como ERP, sistemas de contabilidad, CRM, herramientas de Marketing y DataWarehouse. Por motivos de seguridad y administración de recursos, la mayoría de los usuarios no técnicos no tienen acceso directo a estos sistemas en el nivel de consulta. Por ejemplo, el acceso directo a una base de datos desde Excel requiere que el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos se incluyan en la propia hoja de cálculo de Excel. La mayoría de las organizaciones reconocen esto como un riesgo de seguridad inaceptable y, por lo tanto, no permiten a los usuarios acceder a las bases de datos de esta manera. Por lo tanto, aunque las organizaciones tienen estas poderosas herramientas y recursos, a menudo no son accesibles mediante hojas de cálculo Excel creadas manualmente. Por lo tanto, los usuarios suelen encontrar otras formas para recopilar datos de estos sistemas que normalmente no son las más eficientes. Esta ineficiencia puede ser un costo oculto sustancial de reportar en Excel.

  1. Costos de oportunidad: tiempo gastado afinando archivos Excel versus el tiempo dedicado a analizar y entender los datos.

Excel es una potente herramienta de generación de informes y visualización de datos. Tiene un potencial virtualmente ilimitado para presentar datos en diferentes formas, incluyendo gráficos, diagramas y tablas. Los usuarios a menudo pasan muchas horas ajustando sus hojas de cálculo, ajustando colores, anchos de columna, leyendas de gráfico, títulos de hoja de cálculo, etc. Aunque las plantillas pueden ayudar a reducir la cantidad de tiempo dedicado a afinar las hojas de cálculo, la mayoría de los usuarios todavía pasan bastante tiempo perfeccionando la presentación de datos. Las horas dedicadas manualmente a ajustar los informes de Excel tienen un alto costo para la organización en forma de pérdida de productividad.


 

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